Theo quy định tại Khoản 5 và Khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì: “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”.
Căn cứ theo quy định tại Điều 18 và Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Điều 18: Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Điều 19: Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính
- Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định này.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.”
Bên cạnh đó, Theo hướng dẫn tại – Công văn 1352/HTQTCT-CT thì Cục Hộ tịch Quốc tịch và Chứng thực thống nhất hướng dẫn: “- Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính (Điều19).”
Như vậy, các cơ quan được giao quyền thực hiện chứng thực tất cả các giấy tờ, văn bản, ngoại trừ các giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22, Nghị định 23 theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
“Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”
Trên thực tế, trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, các cơ quan có thẩm quyền đã vận dụng Điều 22 Nghị định 23, CV 1352 để thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các hợp đồng và các văn bản, giấy tờ không trái với Điều 22, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức.
Nguồn tham khảo:
– Nghị định 23: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/dich-vu-phap-ly/Nghi-dinh-23-2015-ND-CP-ap-chung-thuc-ban-sao-tu-ban-chinh-chung-thuc-chu-ky-chung-thuc-hop-dong-266857.aspx
-Công văn 1352/HTQTCT-CT của Cục Hộ tịch, Quốc tịch và Chứng thực – Bộ Tư pháp: https://m.thuvienphapluat.vn/cong-van/quyen-dan-su/Cong-van-1352-HTQTCT-CT-2015-cap-ban-sao-tu-so-goc-chung-thuc-ban-sao-chu-ky-hop-dong-giao-dich-270929.aspx
-https://luathoangphi.vn/cac-van-ban-nao-chung-thuc-ban-sao-tu-ban-chinh/